Τώρα, κάθε εταιρία μπορεί να καθορίσει την δική της πολιτική για την προστασία απώλειας δεδομένων μέσω των ηλεκτρονικών μηνυμάτων που διακινούνται καθημερινά από το προσωπικό της.

Τα Office 365 εφαρμόζουν μια τεχνολογία, που μπορεί να αναγνωρίζει τις σημαντικές πληροφορίες που μπορεί να περιέχει ένα email, όπως κωδικούς πρόσβασης, αριθμούς τραπεζικών λογαριασμών, αριθμούς πιστωτικών καρτών κτλ. Τα στοιχεία καθορίζονται από τον administrator της εταιρίας, που οφείλει να προγραμματίσει το σύστημα ανάλογα με τους κανόνες που ακολουθεί η συγκεκριμένη εταιρία.

Στην περίπτωση που τέτοιες πληροφορίες εισάγονται στο κείμενο ενός email μέσα από το Outloook, αμέσως αναγνωρίζονται και εμφανίζεται ένα Policy Tip που προειδοποιεί των συντάκτη του μηνύματος ότι το πάρων κείμενο περιέχει πληροφορίες που δεν επιτρέπετε να αποσταλούν. Τότε ο αποστολέας καλείτε να επιλέξει, ανάμεσα, στο να διαγράψει από το μήνυμα αυτές τις πληροφορίες ή να αποστείλει μια αναφορά στην εταιρία ότι το μήνυμα δεν περιέχει σημαντικές πληροφορίες, πατώντας το κουμπί report, που εμφανίζεται στο Policy Tip.